"Der Amt-O-Mat wird die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit unserer Dienstleistungen für alle Bürger:innen signifikant verbessern!"
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- 26.3.2024
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Frau Gröntgen, vor welchen Herausforderungen steht die öffentliche Verwaltung aus Ihrer Sicht aktuell?
Ob beim Einkauf, bei der Vereinbarung von Arzt- und Friseurterminen oder im Bank- und Versicherungswesen: Unsere Bürgerinnen und Bürger sind es aus ihrem Alltagsleben gewohnt, immer mehr Leistungen digital nutzen zu können. Entsprechend erwarten sie auch von der öffentlichen Hand, dass deren Leistungen digital, nutzerfreundlich und unabhängig von Ort und Zeit zugänglich sind. Diesem Anspruch werden wir als öffentliche Verwaltung bisher in vielen Bereichen nicht gerecht. Unsere Herausforderung besteht also zum einen darin, in puncto Online-Zugänglichkeit und Servicequalität aufzuholen. Dieser Prozess ist gerade im föderalen System, in dem zahlreiche Akteure auf unterschiedlichen Ebenen mit vielen wechselseitigen Abhängigkeiten agieren, äußerst komplex und aufwendig. Es braucht nicht nur Zeit, sondern auch Geld, um dies zu schaffen. Gleichzeitig stehen wir aber zum anderen auch vor der Herausforderung, dass in Zeiten von Fachkräftemangel und klammen kommunalen Haushaltskassen aufgerechnet sowohl zeitliche als auch finanzielle Ressourcen Personal und Budgets knapp sind.
Warum ist es in der öffentlichen Verwaltung sinnvoll, den Bürger:innen SB-Terminals zur Verfügung zu stellen?
Gerade, wenn man sich die gerade beschriebenen Herausforderungen anschaut, wird das schnell ersichtlich: Er wird erstens den Anforderungen der Bevölkerung gerecht, Verwaltungsservices rund um die Uhr auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten nutzen zu können – und das nutzerfreundlich, sicher und datenschutzkonform. Wenn Bürgerinnen und Bürger zumindest Teile der Verwaltungsleistungen am Selbstbedienungsterminal in Anspruch nehmen können, reduziert dies zweitens die personelle Belastung in den Verwaltungen: Mitarbeitende werden von routinemäßigen Anfragen entlastet, Wartezeiten verkürzt und es sind mehr Personalressourcen verfügbar, die sich den Menschen widmen, die Einzelfallentscheidungen bedürfen.
Auch für Personen, die den Zugang zu Verwaltungsleistungen auf eigenen Wunsch oder mangels digitaler Kompetenzen weiterhin im persönlichen Termin präferieren, bleibt so mehr Zeit. Darüber hinaus begünstigen SB-Terminals die digitale Teilhabe an der Verwaltungsdigitalisierung, indem sie die Nutzung digitaler Angebote fördern – selbst für diejenigen, die selbst nicht über eine Internetverbindung oder Endgeräte wie Drucker, Scanner oder NFC-Chip-Leser zur digitalen Antragsstellung verfügen.
Welche Kundengruppen wollen Sie mit SB-Terminals erreichen bzw. ansprechen?
Hier muss man differenzieren mit Blick auf die zwei Teile des Amt-O-Mat: Ich bin davon überzeugt, dass gerade die Entgegennahme von Ausweisdokumenten und Co. am Übergabeterminal unabhängig von den Öffnungszeiten der Bürgerämter für jede Kundengruppe attraktiv ist. Viele Menschen stellt es derzeit vor enorme Herausforderungen, ihre Amtsgänge innerhalb der festgelegten Besuchszeiten zu erledigen. Oft gibt es kaum Termine außerhalb der „üblichen“ Arbeitszeiten, was zu Problemen führt, wenn man gleichzeitig arbeiten oder sich um Kinder und andere Angehörige kümmern muss. Auf dem Land ist das Problem noch größer, da die Wege zu den Ämtern weiter und die Öffnungszeiten in kleinen Kommunen oft noch begrenzter sind. Dass nun am Amt-O-Mat Ausweise, Reisepässe und bald hoffentlich auch weitere Dokumente 24/7 übergeben werden können, ist eine revolutionäre Verbesserung der Bürgerfreundlichkeit!
Das Kommunikations- und Bedienterminal ermöglicht es, selbstständig ausgewählte Verwaltungsleistungen zu in Anspruch zu nehmen. Es ist besonders für diejenigen eine Hilfe, die keine digitalen Endgeräte besitzen oder wenig Erfahrung im Umgang mit dem Internet haben. Sie fühlen sich von klassischen Leistungen, die online erledigt werden können, oft überfordert. Der Amt-O-Mat ist hingegen so konzipiert, dass er nicht nur barrierefrei, sondern auch sehr niedrigschwellig bedienbar ist. Nutzende werden Schritt für Schritt durch die Antragsprozesse geführt und können dabei vom Scannen ihrer Dokumente über die Verifikation der eigenen Identität via elektronischem Personalausweis, die Bezahlung bis hin zum Druck eines Beleges den gesamten Prozess abschließen.
Welche Vorteile ergeben sich durch SB-Terminals für Bürger:innen und Mitarbeiter:innen?
Kurzum können wir mit dem Amt-O-Mat die Verfügbarkeit und die Zugänglichkeit unserer Dienstleistungen für alle Bürger:innen signifikant verbessern. Zugleich möchten wir unnötige Autofahrten verhindern und so CO² einsparen. Schließlich kann man seinen neuen Personalausweis nun einfach auf dem Rückweg von der Arbeit oder auf dem Weg zum Sonntagsspaziergang mitnehmen und muss sich nicht extra dafür ins Auto setzen!
Last but not least sollen unsere Verwaltungsmitarbeitenden entlastet werden, damit sie sich nicht nur heute, sondern auch in Zukunft zuverlässig im ausreichend Zeit für diejenigen Personen nehmen können, die Verwaltungsleistungen gerne analog von Angesicht zu Angesicht in Anspruch nehmen wollen. Ob das so eintritt, evaluieren wir im Projekt durch eine wissenschaftliche Begleitforschung.
"Die Zusammenarbeit mit KEBA ist geprägt von technischer Expertise, hoher Zuverlässigkeit und Qualität"
Warum haben Sie sich für KEBA als Hersteller entschieden?
KEBA bringt jahrelange Erfahrung in der Entwicklung und Produktion von Automaten- und Übergabelösungen mit, was eine hohe technische Expertise gewährleistet. Die Produkte von KEBA zeichnen sich durch ihre Zuverlässigkeit und Qualität aus, bekannt für Langlebigkeit und Robustheit, was sie zu einer vertrauenswürdigen Wahl macht. Nicht zuletzt bietet KEBA umfassenden technischen Support und eine enge partnerschaftliche Zusammenarbeit bei der Weiterentwicklung der Amt-O-Maten, was eine kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung und ihrer Bürgerinnen und Bürger ermöglicht.
Welche Rolle werden SB-Kanäle in der öffentlichen Verwaltung in der Zukunft spielen?
SB-Kanäle in der öffentlichen Verwaltung gewinnen sicherlich an Bedeutung und werden als wesentlicher Bestandteil unserer Digitalisierungsstrategien immer unverzichtbarer. Dank der zunehmenden Online-Zugänglichkeit von Leistungen auf allen Verwaltungsebenen, neuen technischen Entwicklungen und unseren Erfahrungen sind wir sicher, dass die Palette der über SB-Terminals wie den Amt-O-Maten verfügbaren Services stetig erweitert wird. Diese Entwicklung verspricht nicht nur eine Verbesserung der Effizienz, sondern auch eine Bereicherung der Nutzererfahrung durch personalisierte Dienstleistungen und interaktive Elemente. Als weiterer Kanal steht den Bürgerinnen und Bürgern zudem ja auch das Internet zur Verfügung, sodass man frei entscheiden kann, ob man Verwaltung vom Sofa aus, an den Amt-O-Maten oder im Bürgeramt nutzen möchte. Diese freie Wahl ist die Bevölkerung aus vielen anderen Lebensbereichen schon lange gewöhnt – die Verwaltung zieht nun nach!
